Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, przedsiębiorca ponosi wiele wydatków – część z nich można ująć jako koszty uzyskania przychodu. To praktyczne rozwiązanie, które – zgodnie z obowiązującymi przepisami – pozwala zmniejszyć podstawę opodatkowania, a tym samym obniżyć wysokość podatku dochodowego. Trzeba jednak pamiętać, że możliwość rozliczania kosztów dotyczy tylko osób rozliczających się według skali podatkowej lub podatku liniowego.
Co dokładnie można kupić „na firmę”? Jakie wydatki można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej w 2025 roku i jak robić to zgodnie z przepisami? O tym przeczytasz w poniższym artykule.
Czym są koszty uzyskania przychodu w 2025 roku?
Zanim przejdziemy do praktycznych przykładów, co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej, warto zrozumieć, czym są koszty uzyskania przychodu z punktu widzenia przepisów podatkowych. Zgodnie z ustawą o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r.), kosztami tymi są wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodu, a także jego zabezpieczenia lub utrzymania źródła przychodu. To oznacza, że każdy taki wydatek powinien mieć bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Co ważne – to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek udowodnienia, że dany koszt faktycznie wiąże się z działalnością firmy. W razie wątpliwości to właśnie on musi przekonać urząd skarbowy, że poniesiony wydatek był zasadny.
W 2025 roku, podobnie jak wcześniej, nie istnieje zamknięty katalog kosztów możliwych do odliczenia. Zasada jest prosta: im wyższe koszty, tym niższy podatek dochodowy. Nie oznacza to jednak, że można rozliczyć wszystko. Wydatek musi być racjonalny, celowy i udokumentowany – zarówno rachunkiem lub fakturą, jak i uzasadnieniem biznesowym.
Jakie wydatki można ująć w kosztach firmy jednoosobowej?
Zakres kosztów zależy od specyfiki branży, ale wiele z nich pojawia się niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności. Poznaj najczęściej występujące koszty w jednoosobowej działalności gospodarczej.
1. Utrzymanie biura i przestrzeni do pracy
- Odstępne, czynsz i media – opłaty za lokal użytkowy lub mieszkanie, jeśli stanowi ono miejsce pracy. W przypadku biura w domu możliwe jest częściowe rozliczenie kosztów: czynszu, mediów czy ogrzewania – proporcjonalnie do wykorzystywanej powierzchni.
- Wyposażenie – meble biurowe, regały, akcesoria papiernicze, tusze i tonery – to wszystko można rozliczyć, o ile ich koszt mieści się w granicach rozsądku.
- Wirtualne biuro – opłaty za korzystanie z adresu do rejestracji działalności, odbioru korespondencji czy obsługi administracyjnej także mogą stanowić koszt, o ile są niezbędne w danej formie prowadzenia działalności (np. praca zdalna, freelancerzy, firmy bez fizycznego biura).
- Telefon i internet – rachunki za usługi telekomunikacyjne wystawione na firmę mogą być ujęte w kosztach działalności, jeśli są związane z jej prowadzeniem.
2. Sprzęt i oprogramowanie
- Laptopy, drukarki, telefony – jeżeli są wykorzystywane w firmie, mogą zostać rozliczone jako koszty uzyskania przychodu.
- Kasa fiskalna – jeśli jesteś zobowiązany do jej posiadania, wydatek na zakup urządzenia i jego fiskalizację również kwalifikuje się jako koszt firmowy.
- Programy i aplikacje – m.in. do księgowości, wystawiania faktur, zarządzania projektami czy ochrony antywirusowej.
- Licencje i subskrypcje na narzędzia online, takie jak Canva, ChatGPT, Zoom czy inne aplikacje wykorzystywane do celów zawodowych.
- Prowizje operatorów płatności online, np. PayU, Przelewy24, Stripe – jeżeli są związane z obsługą klientów.
Jeśli wartość zakupionego sprzętu przekracza 10 000 zł netto, konieczne może być jego ujęcie jako środka trwałego i rozliczanie przez amortyzację. Przedsiębiorcy spełniający warunki pomocy de minimis mogą skorzystać z jednorazowej amortyzacji, co pozwala ująć taki wydatek w kosztach od razu.
3. Delegacje i spotkania służbowe
- Transport – bilety, przejazdy autostradami, opłaty parkingowe.
- Spotkania z kontrahentami – np. kolacje biznesowe czy kawa podczas omówienia współpracy.
4. Edukacja i rozwój
- Studia, szkolenia, kursy, webinary – niezależnie od formy (stacjonarne czy online), pod warunkiem że podnoszą kompetencje niezbędne w prowadzeniu firmy.
- Literatura branżowa – książki, czasopisma, e-booki – jeśli są źródłem wiedzy przydatnej w codziennej pracy.
5. Marketing i reklama
- Strona internetowa i wizytówki – zarówno projekt, jak i utrzymanie domeny, hosting czy certyfikat SSL.
- Reklamy online i offline – kampanie Google Ads, Facebook Ads, ulotki, banery itp.
- Działania promocyjne i PR – o ile ich celem jest pozyskanie klientów, a nie budowanie wizerunku luksusu (koszty reprezentacji nie podlegają odliczeniu).
6. Samochód w firmie
- Paliwo i eksploatacja – sposób rozliczania zależy od formy użytkowania pojazdu:
- samochód prywatny wykorzystywany w firmie – rozliczany na podstawie kilometrówki,
- samochód używany w sposób mieszany – do kosztów można zaliczyć 75% wydatków eksploatacyjnych, a odliczyć 50% VAT,
- samochód wykorzystywany wyłącznie firmowo – po zgłoszeniu VAT-26 i prowadzeniu ewidencji przebiegu możliwe jest pełne rozliczenie kosztów i 100% odliczenie VAT.
- Leasing, wynajem, amortyzacja – możliwe do rozliczenia w kosztach z zachowaniem limitów:
- 150 000 zł dla pojazdów spalinowych i hybrydowych,
- 225 000 zł dla samochodów elektrycznych i wodorowych.
Nadwyżki ponad te kwoty nie mogą być rozliczone.
- Transport publiczny – bilety komunikacji miejskiej lub dalekobieżnej można wliczyć w koszty, jeśli służą celom firmowym.
7. Obsługa firmy – usługi zewnętrzne
- Księgowość i biuro rachunkowe – to niezbędne wsparcie, które również stanowi koszt prowadzenia działalności.
- Leasing i faktoring – prowizje, opłaty manipulacyjne, odsetki od kredytów firmowych – także mogą być zaksięgowane.
- Doradztwo biznesowe i prawne – jeśli dotyczy spraw związanych z działalnością, może zostać zaliczone do kosztów.
8. Ubezpieczenia i obowiązkowe opłaty
- Składki na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe) – również mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu – pod warunkiem, że nie zostały wcześniej odliczone od dochodu. Przedsiębiorca musi wybrać jedno z tych rozwiązań.
- Ubezpieczenia majątkowe i OC działalności – składki za ochronę majątku firmy lub polisę odpowiedzialności cywilnej (np. dla biura rachunkowego, lekarza, prawnika) można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
- Obowiązkowe opłaty branżowe – np. wpisy do rejestrów, opłaty za certyfikaty czy koncesje wymagane do prowadzenia działalności.
Czego nie można ująć w kosztach działalności w 2025 roku?
Choć katalog wydatków, które można rozliczyć jako koszt firmowy, jest szeroki, istnieją również wyraźnie określone ograniczenia. Przepisy jasno wskazują, że nie wszystkie zakupy i opłaty da się uwzględnić w rozliczeniu podatkowym – nawet jeśli zostały poniesione przez przedsiębiorcę w trakcie prowadzenia działalności.
Wydatki wyłączone z kosztów uzyskania przychodu:
Zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie mogą zostać uznane za koszt m.in.:
- wydatki na ulepszenie środków trwałych (np. modernizacja maszyny – ale nie jej bieżące naprawy),
- spłaty kredytów (część kapitałowa), pożyczek i innych zobowiązań finansowych,
- podatek dochodowy oraz podatek od spadków i darowizn,
grzywny, mandaty, kary pieniężne, - koszty reprezentacji (np. wystawna kolacja w luksusowej restauracji, drogie alkohole czy ekskluzywne prezenty),
- składki na ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i inne fundusze celowe, opłacane z tytułu prowadzenia działalności.
Wątpliwości budzą również wydatki luksusowe – np. bardzo drogie meble czy markowa odzież – zwłaszcza jeśli ich związek z działalnością trudno udowodnić.
W takich przypadkach warto rozważyć wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową.
Jak prawidłowo dokumentować koszty w jednoosobowej działalności?
Jak już wcześniej wspomniano, aby dany wydatek został uznany za koszt uzyskania przychodu, musi być nie tylko uzasadniony, ale i odpowiednio udokumentowany. Brak potwierdzenia może skutkować zakwestionowaniem kosztu przez urząd skarbowy podczas ewentualnej kontroli.
Podstawą jest więc czytelna i rzetelna dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku oraz jego związek z działalnością gospodarczą. Równocześnie koszt ten musi być prawidłowo zaksięgowany – np. ujęty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR) zgodnie z jego charakterem.
Jakie dokumenty potwierdzają poniesienie kosztu?
Najczęściej są to:
- faktury VAT – najpewniejszy dowód księgowy, najlepiej wystawiony na dane firmy,
- rachunki – również stanowią akceptowalny dokument kosztowy,
- bilety z numerem NIP sprzedawcy – np. w przypadku zakupu biletów transportu publicznego,
- potwierdzenia opłat drogowych – np. paragon za przejazd autostradą,
- dowody nadania przesyłki – opłaty pocztowe również można rozliczyć,
- umowy i rachunki do umów – np. przy współpracy z podwykonawcami lub zleceniobiorcami.
W określonych sytuacjach można też skorzystać z dowodu wewnętrznego, np. przy rozliczaniu diet czy różnic kursowych. Taki dokument może przygotować przedsiębiorca lub biuro rachunkowe. Ważne, by zawierały one komplet niezbędnych informacji: datę, opis operacji, kwotę i podpis.
Koszty działalności a podatek VAT – co warto wiedzieć?
Wydatki firmowe mogą wpływać nie tylko na wysokość podatku dochodowego, ale także na kwotę VAT do zapłaty – o ile dotyczą działalności opodatkowanej.
Przedsiębiorca ma wówczas prawo odliczyć VAT naliczony z faktury zakupowej od podatku należnego z tytułu sprzedaży.
Warto jednak pamiętać, że odliczenia nie przysługują w przypadku zakupów prywatnych ani niektórych usług – np. gastronomicznych czy hotelowych. Aby mieć pewność, że konkretny wydatek spełnia wymagania, najlepiej skonsultować się z księgowym.
Podsumowanie
W codziennym funkcjonowaniu firmy szczególnie ważne jest systematyczne dokumentowanie wydatków oraz świadomość, które z nich wpływają nie tylko na podatek dochodowy, ale również na VAT. Dzięki temu można podejmować trafniejsze decyzje zakupowe i unikać ryzykownych błędów.
Jeśli masz wątpliwości, co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej – nie działaj na własną rękę. Skorzystaj z pomocy specjalistów, którzy pomogą Ci bezpiecznie poruszać się w zmieniającej się rzeczywistości podatkowej. Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci uporządkować finanse i zadbać o prawidłowe rozliczenia.
Pamiętaj, że nasze wpisy mają charakter informacyjny. Nie są one poradą prawną ani podatkową – w razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się z odpowiednim specjalistą.
