Jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem regularnych kosztów. Do najważniejszych należą składki do ZUS oraz podatek dochodowy.

Zanim jednak pojawią się te obowiązki, warto wiedzieć, że samo założenie działalności jest całkowicie bezpłatne. Nie ponosisz żadnych opłat rejestracyjnych, a wszystkie formalności możesz wygodnie załatwić online.

Na naszym blogu znajdziesz szczegółowy poradnik, który krok po kroku pokazuje, jak złożyć wniosek w CEIDG przez Internet.

Obowiązkowe koszty prowadzenia działalności gospodarczej

Prowadząc działalność gospodarczą, musisz liczyć się z obowiązkiem opłacania składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne oraz podatku dochodowego. Ich wysokość nie jest jednak stała – zależy przede wszystkim od wybranej formy opodatkowania, etapu, na którym znajduje się Twoja firma i osiąganych dochodów.

Składki ZUS: zdrowotne i społeczne

Składka na ubezpieczenie zdrowotne

Składka zdrowotna jest obowiązkowa już od pierwszego dnia prowadzenia działalności gospodarczej i naliczana jest w zależności od wybranej przez Ciebie formy opodatkowania:

• Skala podatkowa – 9% dochodu (w 2025 roku nie mniej niż 381,78 zł)
• Podatek liniowy – 4,9% dochodu (w 2025 roku także nie mniej niż 381,78 zł)
• Ryczałt – tu wynosi ona 9% podstawy wymiaru składki i jest wyliczana na podstawie przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw z IV kwartału poprzedniego roku, razem z premiami i nagrodami, a w 2025 roku wynosi:

Warto wiedzieć: od 2026 roku planowane są zmiany w naliczaniu składki zdrowotnej – temat ten rozwiniemy w osobnym artykule.

Składka na ubezpieczenie społeczne

Jeśli zakładasz swoją pierwszą działalność gospodarczą lub wznawiasz ją po upływie 60 miesięcy kalendarzowych od jej zamknięcia albo zawieszenia, możesz skorzystać z dostępnych ulg w opłacaniu składek ZUS:

• Ulga na start – przez pierwsze 6 miesięcy nie musisz opłacać składek na ubezpieczenie społeczne. Płacisz jedynie składkę zdrowotną.
• ZUS preferencyjny – po zakończeniu okresu ulgi na start (lub jeśli z niej zrezygnujesz wcześniej) możesz przez kolejne 24 miesiące opłacać składki społeczne od zadeklarowanej kwoty, nie niższej jednak niż 30% minimalnego wynagrodzenia.
• Mały ZUS Plus – po zakończeniu ZUS-u preferencyjnego możesz – jeśli spełniasz określone warunki – przejść na Mały ZUS Plus. To program, który pozwala opłacać niższe składki społeczne przez maksymalnie 36 miesięcy w ciągu 60 miesięcy prowadzenia działalności. Wysokość składek zależy tutaj od dochodu z poprzedniego roku.

Po upływie tego okresu konieczne będzie opłacanie pełnych składek (tzw. „duży ZUS”). Ich wysokość w 2025 roku wynosi:

• 1 773,96 zł z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym + składka zdrowotna
• 1 646,47 zł bez ubezpieczenia chorobowego + składka zdrowotna.

Wskazówka: Rejestrując działalność nie pierwszego, a drugiego lub kolejnego dnia miesiąca, zyskujesz dodatkowy miesiąc ulgi na start.

Podatek dochodowy

Każdego miesiąca musisz rozliczać się z urzędem skarbowym z osiąganych dochodów. Masz do wyboru trzy formy opodatkowania:

• Skala podatkowa (zasady ogólne) – to rozwiązanie zakłada stawkę 12% dla dochodów do 120 000 zł rocznie i 32% powyżej tej kwoty. Dodatkowym atutem tej formy jest kwota wolna od podatku w wysokości 30 000 zł. Skala pozwala skorzystać także z ulg, odliczeń oraz preferencyjnego rozliczenia z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko. Wymaga jednak prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oraz regularnego opłacania zaliczek na podatek.
• Podatek liniowy – jednolita stawka 19% niezależnie od wysokości dochodu. Sprawdza się przy wyższych zarobkach, ale nie daje prawa do większości ulg podatkowych. To dosyć prosta forma opodatkowania, niewymagająca skomplikowanej księgowości.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – podatek płacony jest od przychodu według stawek zależnych od rodzaju działalności (od 2% do 17%). Nie uwzględnia się tu kosztów uzyskania przychodu, co upraszcza rozliczenia, ale ogranicza możliwość korzystania z ulg. Wymaga prowadzenia ewidencji przychodów i opłacania ryczałtu miesięcznie lub kwartalnie.

Podatek VAT

Zakładając działalność gospodarczą, nie musisz od razu rejestrować się jako podatnik VAT – o ile nie przekraczasz określonych limitów i nie wykonujesz działalności wymagającej rejestracji od początku. Możesz to zrobić dobrowolnie. Do rejestracji do VAT jesteś zobowiązany, gdy:

• przychody ze sprzedaży przekroczą 200 000 zł w skali roku – jeśli zakładasz firmę w trakcie roku, limit ten należy przeliczyć proporcjonalnie do liczby dni działalności w danym roku,
• prowadzisz działalność objętą obowiązkowym VAT od pierwszej sprzedaży – niezależnie od wysokości obrotu.

Z drugiej strony, możesz skorzystać ze zwolnienia z VAT – pod warunkiem że spełniasz określone warunki. Do wyboru są dwa rodzaje:

• zwolnienie podmiotowe – możesz z niego skorzystać, jeśli Twoja roczna sprzedaż nie przekracza 200 000 zł,
• zwolnienie przedmiotowe – dotyczy konkretnych rodzajów działalności, takich jak usługi medyczne, nauczanie języków obcych czy opieka stomatologiczna. W tych przypadkach nie musisz rejestrować się do VAT, nawet jeśli przekroczysz wskazany limit przychodów.

Księgowość – biuro rachunkowe czy samodzielna obsługa?

Jedną z pierwszych decyzji, które musisz podjąć jako przedsiębiorca, jest sposób prowadzenia księgowości. Możesz zająć się tym samodzielnie – szczególnie jeśli prowadzisz prostą działalność – ale musisz wtedy pilnować terminów, prowadzić ewidencje i samodzielnie rozliczać się z urzędami.

Coraz więcej osób decyduje się jednak na współpracę z biurem rachunkowym. To nie tylko wygoda i oszczędność czasu, ale też bezpieczeństwo – zwłaszcza w obliczu często zmieniających się przepisów.

Co ważne, zakres usług księgowych możesz dopasować do swoich potrzeb – od podstawowego wsparcia po kompleksowe prowadzenie księgowości.

Co zyskujesz dzięki stałej współpracy z biurem rachunkowym?

1. przypomnienie o ważnych terminach (ZUS, podatki),
2. bieżące odpowiedzi na pytania dotyczące rozliczeń i przepisów,
3. pewność, że dokumentacja firmy jest prowadzona prawidłowo,
4. możliwość analizy wyników i planowania finansowego w oparciu o rzeczywiste dane.

Każdy biznes działa inaczej – dlatego księgowość też powinna być dopasowana. W Distax pokażemy Ci, jak to zrobić mądrze i wygodnie. Zapraszamy na bezpłatną konsultację.

Koszty związane z prowadzeniem działalności

Poza obowiązkowymi kosztami, prowadzenie firmy wiąże się też z dodatkowymi wydatkami. Nie zawsze są one duże, ale warto je uwzględnić już na etapie planowania budżetu.

Biuro lub wirtualne biuro

Nie każda działalność wymaga wynajmu biura. Jeśli nie potrzebujesz fizycznego lokalu, możesz skorzystać z opcji wirtualnego biura – czyli adresu do rejestracji firmy i korespondencji. To usługa, której koszt zaczyna się zwykle od kilkudziesięciu złotych miesięcznie i zależy m.in. od lokalizacji czy dodatkowych opcji, takich jak odbiór lub skanowanie poczty.

Konto bankowe

Prowadząc jednoosobową działalność, nie masz obowiązku zakładania osobnego konta firmowego. W praktyce jednak warto oddzielić finanse prywatne od firmowych – ułatwia to rozliczenia, księgowość i kontakty z urzędami. Większość banków oferuje korzystne pakiety dla nowych firm.

Pieczątka firmowa

Wyrobienie pieczątki to niewielki koszt, ale mimo że formalnie nie jest już obowiązkowa, bywa przydatna – np. przy podpisywaniu umów, dokumentów lub w kontaktach z urzędami.

Oprogramowanie do faktur i archiwizacji dokumentów

Jeśli nie korzystasz z usług biura rachunkowego, warto zainwestować w proste narzędzie do wystawiania faktur i przechowywania dokumentów. Istnieją darmowe rozwiązania, ale bardziej rozbudowane programy kosztują zwykle od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych miesięcznie. To wygodne rozwiązanie, które porządkuje dokumentację i ułatwia kontrolę nad finansami.

Wsparcie prawne

Zarówno na początku, jak i w trakcie prowadzenia firmy, warto rozważyć skorzystanie z pomocy prawnika. Taki specjalista pomoże Ci przygotować umowy z kontrahentami, stworzyć regulamin sklepu internetowego czy zadbać o zgodność z przepisami RODO. To dodatkowy koszt, ale często pozwala uniknąć dużo poważniejszych i droższych problemów w przyszłości.

Dodatkowe koszty narzucone przez przepisy 

Niektóre rodzaje działalności gospodarczej wymagają spełnienia dodatkowych wymogów formalnych, które wiążą się z konkretnymi kosztami. Choć nie dotyczą każdego, warto, żebyś był ich świadomy – szczególnie jeśli planujesz działać w branży regulowanej.

Kasa fiskalna

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej nie dotyczy wszystkich firm. Jednak w wielu przypadkach – na przykład gdy sprzedajesz towary lub usługi osobom fizycznym – będziesz musiał ją mieć. Koszt zakupu kasy zaczyna się od kilkuset złotych, choć w niektórych sytuacjach możesz skorzystać z ulgi na jej zakup.

OC działalności i inne ubezpieczenia

Dla niektórych zawodów (np. doradców podatkowych, lekarzy czy architektów) ubezpieczenie OC jest obowiązkowe. W innych przypadkach warto je rozważyć jako dodatkowe zabezpieczenie – np. przed skutkami szkód wyrządzonych klientom. Coraz więcej osób prowadzących działalność decyduje się też na ubezpieczenie od utraty dochodu, które daje finansowe wsparcie w razie choroby czy dłuższej nieobecności w pracy.

Sanepid, BDO, koncesje i inne rejestry

Jeśli działasz w branży gastronomicznej, kosmetycznej czy medycznej, możesz potrzebować zgody Sanepidu – musisz wtedy spełnić określone wymagania sanitarne. Niektóre działalności wymagają też wpisu do rejestru BDO (Baza Danych o Produktach i Opakowaniach), co dotyczy m.in. firm wprowadzających opakowania lub elektronikę.

W wybranych branżach może być konieczne uzyskanie koncesji lub zezwoleń – np. przy sprzedaży alkoholu, świadczeniu usług transportowych (jak taxi) czy prowadzeniu apteki. Każdy z tych obowiązków wiąże się z dodatkowymi opłatami – zarówno jednorazowymi, jak i cyklicznymi.

Koszty zatrudnienia pracowników 

Jeśli Twoja firma się rozwija i potrzebujesz wsparcia innych osób, możesz nawiązać współpracę na różne sposoby: na umowę o pracę, zlecenie, dzieło lub w modelu B2B, czyli z innym przedsiębiorcą. Każda z tych form niesie ze sobą inne obowiązki i obciążenia finansowe po stronie pracodawcy.

Wynagrodzenia brutto i składki ZUS

Przy zatrudnieniu pracownika na umowę o pracę, oprócz wynagrodzenia brutto, jako pracodawca musisz opłacać również składki ZUS po swojej stronie.

Badania lekarskie i BHP

Zanim pracownik rozpocznie pracę, masz obowiązek skierować go na badania wstępne i zapewnić szkolenie z zakresu BHP. Wynika to z przepisów Kodeksu pracy i dotyczy każdej osoby zatrudnionej na etacie.

Obsługa kadrowo-płacowa

Zatrudnienie pracowników wiąże się też z dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi – musisz przygotować umowy, prowadzić akta osobowe, zgłaszać pracowników do ZUS, wyliczać składki i obsługiwać urlopy. Wielu przedsiębiorców decyduje się zlecić te zadania, np. biurowi rachunkowemu.

Możliwe dodatkowe koszty 

W zależności od branży, skali działalności i sposobu działania, możesz ponosić również inne – mniej oczywiste, ale często istotne – koszty. To m.in.:

• stworzenie strony internetowej, identyfikacja wizualna marki, działania marketingowe,
• zakup niezbędnego sprzętu, samochodu służbowego, oprogramowania,
• udział w targach branżowych, kursach, szkoleniach, czy certyfikacja oferowanych usług.

Choć nie są one obowiązkowe, warto je uwzględnić w długofalowym planowaniu – szczególnie jeśli zależy Ci na rozwoju i profesjonalnym wizerunku firmy.

Podsumowanie

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej bywają różnorodne – od przewidywalnych, comiesięcznych opłat, po wydatki zależne od branży czy stylu pracy. Właśnie dlatego warto już na starcie spojrzeć na firmowy budżet szerzej niż tylko przez pryzmat podatków i składek.

Przemyślane podejście do wydatków pozwala nie tylko uniknąć zaskoczeń, ale też lepiej zaplanować rozwój biznesu. A jeśli potrzebujesz wsparcia w analizie kosztów lub chcesz porozmawiać o wyborze formy opodatkowania – skontaktuj się z nami. Pomożemy znaleźć Ci najlepsze rozwiązania dla Twojego biznesu!