Pełnomocnictwo UPL-1 pozwala wyznaczonej osobie podpisywać i składać w Twoim imieniu elektroniczne deklaracje podatkowe. To rozwiązanie szczególnie przydatne, gdy zlecasz prowadzenie ksiąg czy księgowości biurowi rachunkowemu. Aby pełnomocnik mógł działać legalnie, musisz wcześniej zgłosić go do urzędu skarbowego. Sprawdź, jak to zrobić krok po kroku.
Gdzie i jak można złożyć UPL-1?
Masz do wyboru trzy sposoby złożenia pełnomocnictwa:
- Elektronicznie – najszybsza i najwygodniejsza opcja.
- Podczas wizyty w urzędzie skarbowym – możesz osobiście złożyć wypełniony formularz UPL-1.
- Listownie – dokument należy wysłać na adres właściwego urzędu skarbowego.
Elektroniczne złożenie UPL-1 – dwie możliwości
- e-Urząd Skarbowy
Możesz zgłosić pełnomocnika online poprzez e-Urząd Skarbowy. Konieczne będzie uwierzytelnienie – np. za pomocą profilu zaufanego lub bankowości elektronicznej. - ePUAP
Alternatywnie, wniosek UPL-1 możesz wysłać przez platformę ePUAP. W tym przypadku również musisz posiadać:- Profil zaufany lub
- Podpis kwalifikowany.
Kiedy warto udzielić pełnomocnictwa UPL-1?
Deklaracje podatkowe możesz składać samodzielnie lub z pomocą pełnomocnika. Dotyczy to nie tylko standardowych formularzy PIT czy VAT, ale także:
- jednolitych plików kontrolnych (np. JPK_VAT),
- zestawień i wykazów,
- sprawozdań i innych informacji wymaganych przepisami podatkowymi.
Ważne: część dokumentów – jak JPK_VAT z deklaracją – musisz obowiązkowo składać elektronicznie. Jeśli chcesz, aby zrobił to za Ciebie pełnomocnik, konieczne jest złożenie formularza UPL-1.
Co daje pełnomocnictwo UPL-1?
Zgłoszenie UPL-1 uprawnia pełnomocnika do:
- podpisywania wszystkich rodzajów elektronicznych deklaracji podatkowych,
- składania zeznań, informacji i sprawozdań podatkowych drogą elektroniczną.
Pełnomocnictwo działa we wszystkich urzędach skarbowych i nie trzeba go składać ponownie przy zmianie miejsca prowadzenia działalności.
Kto może być pełnomocnikiem?
Pełnomocnikiem może być dowolna osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych – nie musi to być doradca podatkowy. Może to być:
- pracownik Twojej firmy zajmujący się księgowością,
- zewnętrzna księgowa,
- biuro rachunkowe, takie jak Distax.
Możesz również udzielić pełnomocnictwa kilku osobom – każdej z nich składasz osobny formularz UPL-1.
Jak pełnomocnik podpisuje deklaracje?
Pełnomocnik podpisuje deklaracje:
- profilem zaufanym lub
- podpisem kwalifikowanym.
Jeśli nie może tego zrobić – nadal ciąży na Tobie obowiązek terminowego złożenia deklaracji. Brak podpisu pełnomocnika nie zwalnia z odpowiedzialności podatkowej. W przypadku wspólnego rozliczenia z małżonkiem (np. PIT-36), wystarczy podpis jednej osoby – nie potrzeba wówczas dodatkowego pełnomocnictwa.
Kiedy złożyć formularz UPL-1?
Formularz UPL-1 należy złożyć z wyprzedzeniem – najpóźniej przed podpisaniem i złożeniem pierwszej deklaracji przez pełnomocnika. Jeśli zgłoszenie trafi do urzędu po tym terminie, deklaracja podpisana przez pełnomocnika będzie uznana za nieważną.
Pełnomocnictwo obowiązuje przez okres wskazany w formularzu – może być czasowe lub bezterminowe.
Gdzie załatwisz sprawę?
Formularz UPL-1 możesz złożyć w:
- standardowych urzędach skarbowych,
- urzędach skarbowych dla największych podmiotów – jeśli spełniasz odpowiednie kryteria przychodowe lub organizacyjne.
Wybór odpowiedniego urzędu – na co zwrócić uwagę?
Wybór urzędu skarbowego, do którego trafia formularz UPL-1, zależy od:
- formy złożenia dokumentu (papierowa czy elektroniczna),
- rodzaju rozliczanego podatku,
- specyfiki działalności lub miejsca zamieszkania/siedziby.
Urząd wybierasz w zależności od tego, czy rozliczasz VAT, podatek dochodowy, inne zobowiązania podatkowe lub składki ZUS. W przypadku firm o dużej skali działalności, rozliczenia mogą być prowadzone przez wyspecjalizowane urzędy skarbowe. Jeśli Twoja firma ma siedzibę lub zarząd za granicą – obowiązuje odrębna właściwość.
Jeśli nie masz pewności, który urząd wybrać – skonsultuj się ze swoim biurem rachunkowym lub sprawdź wykaz właściwości urzędów na stronie Ministerstwa Finansów.
Jak złożyć pełnomocnictwo UPL-1 – krok po kroku
1. Przygotuj formularz
Pobierz formularz UPL-1 i wypełnij go zgodnie z poniższą strukturą:
- Część A – wskaż organ podatkowy, do którego adresujesz pełnomocnictwo,
- Część B – wpisz dane podatnika, płatnika lub inkasenta,
- Część C – podaj dane pełnomocnika uprawnionego do podpisywania deklaracji,
- Część D – określ, w jakim okresie pełnomocnictwo ma obowiązywać,
- Część E – podaj dane osób reprezentujących podmiot udzielający pełnomocnictwa.
2. Podpisz formularz
- Osoba fizyczna podpisuje formularz samodzielnie.
- Spółka musi zapewnić podpis zgodny z reprezentacją w KRS lub umowie spółki.
- Spółka osobowa – wymagane są podpisy wszystkich wspólników.
3. Wybierz formę złożenia
Masz dwie możliwości:
- Elektronicznie
- Przez e-Urząd Skarbowy lub platformę ePUAP,
- Formularz podpisujesz profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym,
- Po wysłaniu otrzymasz UPO – urzędowe potwierdzenie odbioru.
- Papierowo
- Złóż dokument osobiście lub listownie w odpowiednim urzędzie skarbowym,
- Możesz poprosić o przybicie pieczątki na kopii formularza jako potwierdzenie przyjęcia.
4. Zachowaj termin
Pamiętaj, że formularz UPL-1 musi być złożony przed dniem, w którym pełnomocnik złoży pierwszą deklarację. Pełnomocnictwo obowiązuje w okresie wskazanym w formularzu.
Co dzieje się po złożeniu formularza?
Po przyjęciu formularza UPL-1 urząd skarbowy wprowadza dane pełnomocnika do centralnego rejestru pełnomocnictw. Nie otrzymasz jednak żadnego powiadomienia o załatwieniu sprawy – potwierdzeniem jest UPO (w przypadku wersji elektronicznej) lub pieczęć urzędowa (przy wersji papierowej).
Ile kosztuje usługa i jak długo trzeba czekać?
- Koszt: złożenie formularza UPL-1 jest bezpłatne.
- Czas realizacji: urząd rozpatruje sprawę niezwłocznie, zazwyczaj w ciągu kilku dni roboczych.
Jak odwołać pełnomocnictwo?
Jeśli chcesz cofnąć pełnomocnictwo, należy złożyć formularz OPL-1 w tym samym urzędzie, do którego trafił formularz UPL-1.
Możesz to zrobić:
- elektronicznie – przez e-Urząd Skarbowy lub ePUAP,
- papierowo – wysyłając dokument do odpowiedniego urzędu skarbowego.
Gdzie sprawdzić, komu udzieliłeś pełnomocnictwa?
Jako mocodawca możesz w każdej chwili sprawdzić aktualną listę pełnomocnictw – zarówno ogólnych, jak i do składania e-deklaracji – po zalogowaniu się do serwisu e-Urząd Skarbowy.
Podsumowanie
Pełnomocnictwo UPL-1 to praktyczne narzędzie, które usprawnia obsługę obowiązków podatkowych w firmie – zwłaszcza przy korzystaniu z usług takich jak pełna księgowość czy kadry i płace. Dzięki niemu księgowy lub biuro rachunkowe może działać w Twoim imieniu bez zbędnych formalności. Warto zadbać o poprawne wypełnienie i terminowe złożenie dokumentu – raz dobrze wdrożone pełnomocnictwo ułatwia dalszą współpracę z administracją skarbową.
Jeśli szukasz biura rachunkowego w Suchej Beskidzkiej, które obsługuje również klientów z okolicznych miejscowości – skontaktuj się z Distax. Stawiamy na indywidualne podejście, terminowość i rzetelność we współpracy z każdym klientem.
